今回は株主名簿の整備についてご説明いたします。
平成２８年１０月１日から、株式会社の登記の申請にあたり、登記すべき事項に株主総会の決議を要する場合等の一定の場合に、添付書面として「株主リスト」が必要とされています。
この「株主リスト」を作成するためには、株主の氏名又は名称及び住所、各株主が有する株主の数、議決権数等の情報が必要となります。こうした情報は、会社が作成する「株主名簿」に記載されていますが、株主の異動があったにも関わらず反映されていなかったりなど、株主名簿が適切に管理されていない場合には、整備が必要となってきます。
では、どのような場合に株主名簿を整備した方が良いのでしょうか？
以下に５つのチェックポイントをご紹介しますので、ぜひ参考にされてみてください。
チェックポイント１
会社に株主名簿を備え置いていますか？
法律により、株式会社は、株主名簿を作成し、会社に備え置くことが義務付けられています。
この義務に違反すると、過料に処せられることがあります。
チェックポイント２
株主に異動があった場合、株主名簿の書換えをしていますか？
株式の譲渡や株主に相続があった場合など株主に異動があった際は、株主名簿の書換えが必要となり、その場合には一定の手続が法定されています。
チェックポイント３
経営者や後継者以外の方が株主となっていませんか？
「事業に関与していない親族」、「以前は会社の従業員や経営者だったが退職された、あるいは、重要な取引先だったが、取引がなくなり、再開の予定がない会社」等が株式を保有している場合、買取り等の検討もした方がよいかもしれません。
チェックポイント４
名義株はありませんか？
平成２年の商法改正以前は、株式会社設立の際、７人以上の発起人が必要でした。そのため、親族等に名義を借りることもあったようです。そうした方が株主として記載されている株式を、一般的に「名義株」といいます。
チェックポイント５
所在が不明の株主はいませんか？
所在が不明の株主がいる場合でも、その株主に対して、原則として、株主総会の招集手続きや剰余金の配当等は行う必要があります。
いかがでしたでしょうか？
チェックポイントに１つでも当てはまる場合は、株主名簿の整備が必要となってきます。
また、チェックポイントに当てはまるかどうかも分からない‥という場合でも、一度専門家に相談してみてはいかがでしょうか？
当事務所では、株主名簿の整備のほかにも、会社の登記全般についても手続きを行っています。
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